導入事例全店稼働・大幅に時間短縮
株式会社ハローズ 様
ハローズと出会う
すべての人の笑顔のために…
ハローズ様は、中国、四国及び近畿地方６県にまたがる瀬戸内商勢圏（広島、岡山、香川、愛媛、徳島及び兵庫商勢圏の瀬戸内海沿岸部）の主要都市に97店舗（2022年2月末現在）の店舗網を配置されている食品スーパーマーケットです。 創業以来「地域社会の生活文化向上に貢献する」を経営理念の第一義として、食品小売業一筋に着実に発展されている企業様です。 ハローズ様では、お客様への究極の時間サービスとして、全店舗365日24時間営業をされ、必要な時に必要なだけ、安全安心な商品を品質の伴った低価格で、より生活に密着した品揃えの「地域一番お客様貢献店」をつくられています。 業種業態を越えた企業間競争が一段と厳しさを増している状況の中、長期ビジョン「瀬戸内商勢圏180店舗3000億円構想」の実現に向けて、今後も『地域一番貢献店づくり』、『元気が出る会社づくり』、『従業員の幸せづくり人づくり』を実行され、全従業員が活躍できる環境整備、業務改革推進に従業員一丸となって取り組まれています。
担当者の負担軽減・全店標準化を目指して
Q.システム導入を検討された経緯を教えていただけますでしょうか？
システム導入前も稼働計画と作業割当（LSP）はExcelでの管理は行っていましたが、作業割当は作業やレジラインを入力すると、投入人時が計算できる仕様になっているだけの完全手動作成のため、作成者はスタッフ個々の契約内容や作業スキルを頭の中で把握しながら作成する必要がありました。また、主に責任者が作成していましたが、作成者の能力や交渉力が問われるため、負担が大きくなってしまい、離職率にも影響していました。作業割当を作成する際も、個々の作業スキルの考慮や日別・月間作業など、日によって入れる作業が違うため、把握する必要があり、誰でも簡単には作成できない。能力が問われる。という課題を抱えていました。
そこで、①稼働計画作成の負担を軽減する必要がある（離職率を低下させる）、②稼働計画・作業割当の出来栄えにムラがあるため、全店標準化にしていく必要があると考え、システム導入を検討するに至りました。
Q.導入システムを選定された際のポイントを教えていただけますでしょうか？
当時のハローズでは、サポート的な仕組みしかありませんでしたので、初期登録は必要になっても、稼働計画・作業割当を自動作成できることを前提に、①負担の軽減、②全店標準化という2つの課題を解決できるかどうかをポイントに選定しました。「幹部の右腕」を試用している中では、現場の運用に十分に耐え得る、高い精度で稼働計画・作業割当を自動作成できることを確認でき、これであれば現場での作業軽減になると思いました。また、本部で定めた作成モデルを自動化できるため、誰でも同じ品質で客観的に作成できると考え、全店標準化に活用できると判断し、「幹部の右腕」を導入することに決定しました。
自社の利点を最大限に活用した人員配置を標準化
Q.稼働計画（ｼﾌﾄ表）の作成において、どのような効果を感じていますでしょうか？
ハローズでは、色々な雇用形態が存在しますが、特に稼働計画に対して影響しているのが、社員・パートともに勤務時間帯をフリーで調整できる雇用形態を採用しています。例えば、8:00～22:00までの間で契約による勤務時間（タイム社員：最大7時間契約）で出勤させる方法です。このような雇用形態の利点としては、時間帯別の作業に対して、適切な人員配置ができることです。ただし、導入前のアナログでの作成では、マネジメントや品質が煩雑になり、作成者によってバラつきが出てしまう。などの課題が発生していました。
「幹部の右腕」を活用することにより、基本的な登録（スタッフ管理・作業スキル・個別休憩）が正しく登録できていれば、不足・過剰部分を判断し、必要に応じた勤務が自動作成されます。また、自動作成なので作成者によるバラつきがなくなり、フリー出勤の利点を活かした稼働計画の作成が標準化されました。それ以外にも、若干の調整は必要ですが、ある程度の知識で責任者以外の方でも短時間で作成できる。また、責任者以外の方へ教育することにより、負担が分散され軽減できていると効果を感じています。
Q.作業割当（LSP）の作成において、どのような効果を感じていますでしょうか？
ハローズでは、作業割当において、「レジ交替要員制」を導入しています。「レジ交替要員制」を採用する利点として、交代要員を配員することで計画の遅れが無い。休憩や作業が時間通りに進められる。必要以上にレジを開放しないので効率が良い。休憩で急にレジを止めることが無いので、お客様が安心してレジに並ぶことが出来る（不快感が少ない）。などの効率性とサービスの両方を高めることが可能になります。ただし、稼働計画の作成と同様の課題が発生していました。
「幹部の右腕」を活用することにより、AD（セルフレジのアテンダント業務）の割り振りや作業・休憩など、基本登録ができていれば簡単に自動作成されます。登録している作業が自動で入るので、作業の漏れや入力間違えが無くなったことや、ベースが同じなので、誰が作成しても出来栄えは標準的なものになりました。
また、パートさんも多く在籍していますので、お子様の病気等により出勤の当日変更があります。導入前の運用では、当日出勤者へ早出または延長を依頼。それでも不足の場合は休日の方へも依頼し、作業割当を再度作成し直すなど、頻度の多い店舗では運用負荷を感じていました。
「幹部の右腕」の活用することにより、急な欠勤が発生しても1日最適（当日分の再自動作成）をまわすだけで簡単に作成し直すことが出来るので、店舗は助かっているという声が多く寄せられています。
更なる業務効率化で進化していくために
Q.導入後の課題としては、どのようなことがありましたでしょうか？
稼働計画・作業割当を作成するにあたり、全店舗の定着化に向け、まずは1つの基準として、作成時間を意識させて指導は行っていましたが、作成者の感覚による作成時間の報告になっていて、店舗において、どの程度システムを理解し、どの程度使いこなせているのか、正確に把握できておらず、見える化ができていませんでした。
そこで、タグジャパン社に自動作成だけでなく、定着や作成時間の見える化の為に「タイムキーパー」という計測機能を開発依頼しました。この機能の活用により、正確な作成時間が把握でき、時間がかかり過ぎている店舗や余りにも短い時間で終了している店舗にはヒヤリングを行い、状況確認・指導を行うことができるようになり、全店舗でのシステム定着化・標準化を達成することができました。今では更なる改善として、「幹部の右腕」で全店舗の人時過不足状況を横串で見える化することができますので、適正な人時で店舗運営ができているか、指導を進めています。
Q.今後の展望としては、どのようなことを見据えていますでしょうか？
今後の展望としては、大きく4つを目標にしています。1つ目は、100店舗を見据えた対応にしていく必要がありますので、一部は複数店舗での応援対応の検討。2つ目は、初期登録時の負荷の更なる軽減と15分単位による稼働人時の精度向上の実施。3つ目は、あるべき人時と実績人時について、結果検証の実施。4つ目は、スタッフの作業習得状況の見える化や人事考課に活用するため、タグジャパン社に開発依頼したスキルマスターを使って、教育計画との連携を推進していこうと考えています。